Blog
Samoobslužný check-in v hoteli – je to bezpečné riešenie?
Smartfóny a digitalizácia sa stali neoddeliteľnou súčasťou nášho života. Majitelia hotelov a apartmánov by preto mali vyjsť v ústrety moderným cestovateľom zavádzaním nových riešení. Spĺňa samoobslužné ubytovanie svoju úlohu?
Dostupnosť leteckých či železničných spojov spôsobuje, že hostia prichádzajú do objektu v rôznych časoch. Flexibilita je základ a možnosť vzdialeného prihlásenia rieši check-in mimo stanovených hodín. Táto možnosť je totiž dostupná nepretržite.
Ako môžu hotely zefektívniť a optimalizovať svoje procesy a zároveň zlepšiť obsluhu hostí a ich celkový dojem z pobytu v hoteli?
Samoobslužné prihlásenie — najpopulárnejšie riešenia
Stále viac hotelov, kondohotelov či zariadení s rekreačnými apartmánmi zavádza do ponuky možnosť samoobslužného prihlásenia a odhlásenia. Pozrime sa bližšie na najčastejšie využívané riešenia a zhodnoťme, ktoré z nich je najbezpečnejšie.
- Kľúč pod rohožkou.
Nie je ťažké uhádnuť, že toto riešenie nepatrí medzi najbezpečnejšie, napriek tomu ide pri rozptýlených apartmánoch o veľmi častú prax. Hosť prichádzajúci do apartmánu má okamžitý prístup ku kľúču, čo je nepochybne výhodou, ale čo bezpečnosť?
Takýto spôsob vyvoláva množstvo pochybností, súvisiacich s krádežou nezabezpečených kľúčov či možnosťou ich skopírovania. Ani majitelia objektu, ani hostia sa nemôžu cítiť úplne bezpečne.
- Schránky na kľúče.
Ide o jeden z najpopulárnejších spôsobov súvisiacich so samoobslužným prihlásením. V tomto prípade je bezpečnosť o niečo vyššia, stále však existuje možnosť vyrobiť si duplikát kľúča.
Navyše, kódy k schránkam zvyčajne ostávajú rovnaké, takže osoby, ktoré sa v danom objekte zdržiavali predtým, môžu kľúče ľahko získať.
- Ručne obsluhované elektronické zámky.
Toto riešenie poskytuje vyššiu bezpečnosť než vyššie uvedené spôsoby. Je však spojené s obmedzeniami, ako napríklad:
- nízka kvalita zámkov,
- generovanie dlhých, ťažko zapamätateľných kódov (zvyčajne viac než 6 znakov),
- nedostatok možnosti vzdialene zmeniť kód alebo zablokovať prístup,
- neprístupnosť histórie pobytov,
- nemožnosť upravovať kódy, predlžovať či skracovať platnosť.
Každé z uvedených riešení plní svoju úlohu v menšej či väčšej miere, no zanecháva mnoho otáznikov. Ťažko sa tiež škáluje v hoteloch či aparthoteloch. Dá sa teda použiť riešenie, ktoré bude fungovať aj vo väčších objektoch a hosťom zaistí pohodlie aj bezpečnosť?
Automatizácia recepcie s využitím elektronických zámkov
Odpoveďou sú riešenia umožňujúce nepretržité riadenie systému cez internet. Nástroje, ktoré vygenerujú krátke kódy a tie po ukončení pobytu hosťa automaticky expirujú.
Elektronické zámky so vzdialenou správou umožňujú majiteľom objektov či recepcii na diaľku obsluhovať a kontrolovať kódy — sledovať históriu pobytov a vybavovať špeciálne želania hostí, ako skrátenie či predĺženie pobytu.
Na trhu je mnoho riešení, ktoré menia smartfón klienta na virtuálny kľúč. Vyžaduje to však, aby si hosť nainštaloval aplikáciu, čo nie vždy víta. K dispozícii sú aj systémy využívajúce tokeny — teda kódy na otvorenie dverí, ktoré klienti dostanú e-mailom alebo SMS správou. Neraz ide o kombináciu aspoň siedmich znakov, ktoré sa ťažko pamätajú.
Našťastie v mnohých prípadoch (napr. ak objekt používa riešenie SetPin) nie je potrebná integrácia so špeciálnymi zariadeniami pre hostí ani inštalácia aplikácie. Všetky potrebné informácie spolu s krátkym 4-miestnym kódom nájdu v e-maile a SMS, ktoré systém posiela automaticky. Kontakt s recepciou preto nie je nutný.
Ako vyzerá proces odhlásenia z objektu?
Zámky na kód sú bezpečnejšie aj pri odhlásení. Dočasné kódy po skončení pobytu exspirujú, takže opätovný vstup s tou istou kombináciou nie je možný. Pre ďalších hostí sa generujú nové kódy.
V prípade schránok či nechávania kľúčov pod rohožkou správcovia apartmánov žiadajú, aby kľúč ostal v poštovej schránke alebo trezore. Opäť platí, že osoby poznajúce proces odhlásenia a kód k schránke majú ku kľúčom ľahký prístup, čo bezpečnosť spochybňuje.
Zavedenie elektronických zámkov eliminuje aj riziko straty kľúča, takže prípadné chyby hostí negenerujú dodatočné náklady.
Zlepšenie kvality obsluhy
Jedným z hlavných argumentov, pre ktoré sa predstavitelia hotelierstva obávajú zaviesť samoobslužné prihlásenie, je nedostatok interakcie s hosťami.
Obávate sa, že self check-in negatívne ovplyvní vzťah s osobami ubytovanými vo vašom objekte? Vôbec nie. Milý a vždy nápomocný personál môže urobiť dobrý dojem kedykoľvek. Uvedomte si, že hostia sú pri príchode často unavení a posledné, na čo majú chuť, je vypĺňanie formulárov.
Prieskum spoločnosti SOTI ukazuje, že 66 % moderných spotrebiteľov uprednostňuje technológie umožňujúce samoobsluhu.
Hostia určite ocenia možnosť samoobslužného prihlásenia, keď dorazia v netradičnom čase. Podobne pri odhlásení, keď sa ponáhľajú a nemajú čas na ďalšie formality. Nezabúdajme ani na to, že nie každý má rád interakcie s hotelovým personálom. Časť ľudí sa chce dostať do izby čo najrýchlejšie, bez nutnosti ďalšieho rozhovoru.
Vynechanie prvého kontaktu pri vstupe do hotela nemusí negatívne ovplyvniť celkové vnímanie objektu. Pomyslite na ľudí, ktorí cestujú niekoľko mesiacov v roku a medziľudských kontaktov majú nadostač. Pre nich je obídenie recepcie luxusom — nemusia viesť konverzácie, na ktoré nemajú náladu.
Navyše, pre osoby v neustálej pracovnej ceste je hotel len zastávkou. Neočakávajú špeciálne zážitky ani personál, ktorý ich víta vo dverách. Hotel nie je cieľovým miestom oddychu, ale prestávkou na trase.
Z pohľadu hostí je samoobslužné prihlásenie a odhlásenie a možnosť vyhnúť sa radom na recepcii pridanou hodnotou. Odpadajú aj prípadné jazykové bariéry.
Obsluha sa sústreďuje na to podstatné: spokojnosť hostí
Samoobslužné prihlásenie a odhlásenie neznamená absenciu zákazníckej podpory. Riešenie eliminuje byrokraciu, čo prináša výhody obom stranám. Znižujú sa aj náklady recepcie, keďže celodenná recepcia prestáva byť nevyhnutná.
Paradoxne má personál viac času na starostlivosť o hostí, spoznávanie ich potrieb, zvyšovanie komfortu a rýchle reagovanie na neplánované udalosti. Recepcie tak plnia svoje hlavné úlohy — poskytujú personalizované služby či tipy na lokálne atrakcie. Obsluha má tiež viac priestoru na krátke rozhovory s hosťami, ktorí si cenia osobný kontakt.
Jednou z hlavných výhod pre hotely je odstránenie radov na recepcii, ktoré sa neraz tvoria v špičke sezóny.
Samoobslužný check-in ako odpoveď na potreby hostí
S rozvojom technológií sa menia potreby spotrebiteľov — hotely a majitelia apartmánov by ich nemali ignorovať. Ponuka služieb prispôsobených moderným cestovateľom umožní ubytovacím zariadeniam zostať konkurencieschopnými.
Pre mnohých hostí je tradičný check-in zdĺhavou procedúrou, ktorú by radi vynechali. Dnešní hostia si cenia slobodu a flexibilitu počas cesty. Možnosť ubytovať sa v hoteli či apartmáne kedykoľvek neobmedzuje ich plány. Môžu využiť objekt vlastným tempom, bez zhonu a bez radov na recepcii.
Stále viac letísk zavádza samoobslužné odbavenie, používame aplikácie na objednávanie taxíkov — prečo by to v hoteloch malo byť inak?